Als Freiberufler oder selbstständiger Unternehmer in Spanien

Es gibt generell zwei Systeme um in Spanien einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachzugehen. Zum einen ist dies mittels einer Handelsgesellschaft (z. B. einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft) oder aber ohne Gesellschaft möglich. Im letzteren Fall handelt es sich um eine Tätigkeit, die von einer natürlichen Person unter deren eigenem Namen und eigener Steuernummer ausgeübt wird. Wenn es sich um mehrere Personen handelt, besteht ferner die Möglichkeit einer Gütergemeinschaft, ähnlich einer deutschen GBR.

Die Wahl eine Tätigkeit mittels einer Handelsgesellschaft, normalerweise in Form einer GmbH (SL) zu betreiben, ist abhängig von diversen Faktoren: Art des Gewerbes, Höhe des Einkommens, Anzahl der Gesellschafter, Gesellschaftsstruktur etc. Aus steuerlicher Sicht kann man allgemein sagen, dass eine GmbH ab einem Jahresgewinn in Höhe von etwa 50.000 Euro interessant ist.

Bei einem geringeren Jahresgewinn ist es ausreichend das Gewerbe als natürliche Person – in Spanien generell als „autónomo“ (Selbstständiger) bezeichnet – zu betreiben. Ein Autónomo ist zudem weder verpflichtet eine Finanzbuchhaltung zu führen noch Bilanzen zu erstellen, wenn dieser weniger als 600.000 Euro fakturiert.

Ein Autónomo ist verpflichtet zwei Arten von Steuern abzuführen und regelmäßig die entsprechenden Steuererklärungen einzureichen:

1. Einkommensteuer, die auf die durch den Autónomo erzielten unternehmerischen Einkünfte erhoben wird, wobei zwischen den folgenden Systemen gewählt werden kann:
   • Regelung der vereinfachten direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage für Autónomos, die weniger als 600.000 Euro jährlich fakturieren (Berechnung basierend auf Verbuchung der tatsächlichen Einnahmen und Kosten, ohne den Kontenplan anzuwenden),
   • Regelung der normalen direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage (Buchhaltung gemäß Kontenplan) oder
   • Regelung der Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage nach Durchschnittssätzen oder „Modulen“ (Berechnung auf Grundlage von auf objektive Elemente der Tätigkeit angewandte Modulen oder Bewertungszahlen, wie z. B. Anzahl der Angestellten, Tische eines Restaurants, Kilowatt etc.).

Es werden vierteljährlich Akontozahlungen geleistet und anschließlich wird eine jährliche Einkommensteuererklärung (Modell 100) eingereicht, welche einen zu zahlenden Betrag oder eine Rückerstattung ergeben kann.

2. Umsatzsteuer: Hierbei handelt es sich um eine indirekte Steuer auf den Konsum, welche folglich auf den Endverbraucher entfällt. Der Autónomo oder die Firma handeln als Vermittler zwischen dem Finanzamt und dem Endverbraucher, da die Differenz zwischen der übergewälzten und von deren Kunden eingenommenen Mehrwertsteuer und der bei ihren Einkäufen an Lieferanten gezahlten Mehrwertsteuer an das Finanzamt gezahlt werden muss. Diese wird vierteljährlich abgeführt.

Nur in dem Fall, dass die Tätigkeit durch eine Handelsgesellschaft ausgeübt wird, muss Körperschaftssteuer anstelle der Einkommensteuer deklariert und gezahlt werden.

Nachfolgend eine kurze Erläuterung worin die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer bestehen und wie diese funktionieren.

Die Einkommensteuer:

Regelung nach Modulen oder Regelung der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage?

Zunächst sollte geprüft werden, welche der verfügbaren Regelungen (nach Modulen oder direkte Ermittlung) in Ihrem Fall die geeignete ist und und ob Sie diese anwenden können. Hier ist zu berücksichtigen, dass nicht alle Autónomos nach Modulen bewertet werden können. Ganz im Gegenteil: Dies kommt nur für jene in Frage, deren Gewerbe in der entsprechenden Ministerialverordnung enthalten sind, die dieses System regelt, wie z. B. der Handel, das Gaststättengewerbe, die Konstruktion, Transportgewerbe und Friseure und Schönheitssalons, um die wichtigsten zu benennen.

Die Module haben den zusätzlichen Vorteil einer geringeren verwaltungstechnischen Komplexität, da die Buchhaltung praktisch wegfällt. Sehr wichtig: In dem Modulsystem wird eine feste vierteljährliche Quote gezahlt, die auf der Grundlage verschiedener Richtwerte (Dienstalter, Kilowatt, Größe des Unternehmens, Personal etc.) berechnet wird.

Bei der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage ist die Quote variabel und hängt von dem tatsächlichen Ergebnis der Tätigkeit ab. Dies bedeutet, dass keine Steuern gezahlt werden, wenn kein Gewinn erzielt wird, jedoch ebenso, dass die Steuern bei hohem Gewinn höher ausfallen als im System der Module. Der Schlüssel liegt somit darin die Höhe der zu erzielenden Gewinne realistisch einzuschätzen.

Als Anekdote sei erwähnt, dass das Baugewerbe aufgrund der hohen Anzahl der Betrugsfälle, die sich bei Anwendung dieses Systems ergeben haben, seit 2016 nicht mehr unter die Regelung der Module fällt.

Um der Regelung nach Modulen zugeordnet werden zu können, müssen eine Reihe von Bedingungen erfüllt werden, die das Finanzamt seit 2016 verschärft hat, um so die Anzahl der Autónomos in diesem System und somit den Steuerbetrug wesentlich zu reduzieren. Zu diesen Bedingungen gehören die folgenden:

• Die Einnahmen dürfen 150.000 Euro jährlich nicht überschreiten, wobei jedoch das maximale Volumen, welches an Firmen und Freiberufler fakturiert werden kann, sich lediglich auf 75.000 Euro beläuft.
• Das Einkaufsvolumen, ohne Einbezug von Investitionen, darf 150.000 Euro nicht überschreiten.
• Einige Autónomos im System der Module sind verpflichtet Einbehaltungen von 1 % auf ihren Rechnungen vorzunehmen.
• Es dürfen keine anderen Gewerbe nach der Regelung der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage betrieben werden.

Die vierteljährlichen Zahlungen der Einkommensteuer

Das Finanzamt wartet nicht das ganze Jahr lang bis Sie Ihre Steuern in der jährlichen Einkommensteuererklärung abführen. Als Unternehmer oder Freiberufler sind Sie verpflichtet eine Vorauszahlung an das Finanzamt zu zahlen, wobei es zwei Varianten gibt:

• Abschlagszahlungen der Einkommensteuer: Anwendbar auf alle Autónomos, ausgenommen jener, die von der Anwendung befreit sind, da diese Einbehaltungen auf Ihren Rechnungen vornehmen. Alle drei Monate muss das Modell 130 eingereicht und 20 % der akkumulierten Erträge des Jahres abgeführt werden (Erträge = Einnahmen – abzugsfähige Kosten), wenn Sie unter die Regelung der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage fallen. Im Fall der Regelung nach Modulen wird das Modell 131 eingereicht und die entsprechende feste Quote bezahlt.

• Einbehaltungen auf Ihren Rechnungen: Wenn Sie unter einer Rubrik der Gewerbesteuer angemeldet sind und es sich bei mehr als 70 % Ihrer Kunden um solche handelt, die Einbehaltungen zulassen (Firmen, Institute und andere Autónomos, d. h. bei denen es sich nicht um Privatkunden handelt), können Sie eine Einbehaltung von 15 % in Ihre Rechnungen aufnehmen. Für neu angemeldete Autónomos kommt für das Jahr der Anmeldung und die zwei folgenden ein reduzierter Steuersatz von 7 % zur Anwendung. Wenn Sie mit Kunden aus anderen Ländern arbeiten, können Sie keine Einbehaltung auf Ihren Rechnungen vornehmen.

Wenn Sie Einbehaltungen auf Ihren Rechnungen vornehmen, müssen Sie zunächst das Finanzamt in Ihrer Anmeldung darüber informieren (Modell 037). Somit müssen Sie nicht mehr das Modell 130 präsentieren, sondern Ihre Kunden (Unternehmer oder Freiberufler) müssen den Betrag der Einbehaltung in Ihrem Namen an das Finanzamt abführen.

Die jährliche Einkommensteuererklärung

Im Mai-Juni des Folgejahres reichen Sie Ihre Einkommensteuererklärung (Modell 100) ein und das Finanzamt wendet die Einkommensteuertabellen an, um den zu zahlenden Betrag festzulegen, wobei die erfolgten Vorauszahlungen, d. h. die Abschlagszahlungen und Einbehaltungen, in Abzug gebracht werden. Das Ergebnis kann eine zu zahlende Steuerquote oder aber eine Rückerstattung ergeben.

In dem Modell 100 müssen Sie die Erträge aus Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit als Autónomo zusammen mit weiteren möglichen Einnahmen deklarieren, z. B. Erträge aus Arbeit, wenn Sie mehrfach beschäftigt sind, oder Erträge aus laufenden Konten, Mieteinnahmen oder jede andere Art von Einkünften.

Für Autónomos stellt das Finanzamt keinen Entwurf der Einkommensteuererklärung zur Verfügung, da dieses nicht über die hierfür erforderlichen Daten verfügt.

Fristen für die Einreichung der Einkommensteuererklärungen

Es gelten die folgenden Fristen für die Einreichung der Einkommensteuererklärungen und die Einzahlung der zu zahlenden Beträge:

• Abschlagszahlungen (Modelle 130 und 131): Für die ersten drei Quartale jeweils zwischen dem 1. und dem 20. der Monate Abril, Juli und Oktober und für das vierte Quartal zwischen dem 1. und dem 30. des Monats Januar. Bei Einreichung per Internet endet die Frist jeweils 5 Tage vorher.
• Einkommensteuererklärung (Modell 100): In den Monaten Mai und Juni des jeweiligen Folgejahres.

Die Umsatzsteuer

Regelung nach Modulen oder Regelung der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage?

Als Autónomo sind Sie verpflichtet vierteljährliche und jährliche Umsatzsteuererklärungen einzureichen. Dies bedeutet, dass Sie alle drei Monate Ihre vierteljährliche Umsatzsteuererklärung (Modell 303) und einmal im Jahr Ihre zusammenfassende jährliche Umsatzsteuererklärung auf Grundlage der in Ihren vierteljährlichen Umsatzsteuererklärungen enthaltenen Information einreichen müssen.

Der zu zahlende Betrag ergibt sich aus der Differenz zwischen der in Ihren Verkaufsrechnungen enthaltenen Umsatzsteuer (je nach Gewerbe 21 % , 10 % oder 4 %) und der abzugsfähigen Vorsteuer der Kosten- und Investitionsrechnungen, die Sie benötigen, um Ihre Tätigkeit auszuüben.

Wenn die Vorsteuer höher ausfällt als die eingenommene Umsatzsteuer können Sie beim Finanzamt die Rückerstattung der entsprechenden Differenz zu Ihren Gunsten fordern.

Die vereinfachte Umsatzsteuerregelung (Module)

Diese wird auf Autónomos angewendet, die der Regelung der Pauschalbesteuerung (Module) unterliegen. Seit 2014 wird diese mittels des Modells 303 präsentiert.

Wenn dies als angemessen eingeschätzt wird, kann hierauf verzichtet werden, obwohl dies ebenfalls den Verzicht auf die Regelung nach Modulen der Einkommensteuer bedeutet.

Für die Berechung der Steuer werden die Richtwerte der Modulverordnung angewendet, woraus die aus den Verkäufen resultierende Umsatzsteuer ermittelt wird, von welcher die Vorsteuer für gewöhnliche Operationen, ohne Investitionen, zzgl. 1 % der eingenommenen Umsatzsteuer als schwer nachweisbare Kosten abgezogen werden kann.

Was ist der Zuschlag der Gleichwertigkeit und wer sollte diesen benutzen?

Es handelt sich um eine Sonderregelung der Umsatzsteuer, die für Einzelhändler, bei denen es sich um natürliche Personen handelt, d. h. Autónomos, die an den Endverbraucher verkaufen, obligatorisch ist.

Diese wird nicht auf Industiegewerbe, Dienstleistungen und den Großhandel angewendet. Zudem gibt es einige befreitete Gewerbe: Juweliere, Pelzwarengeschäfte, Autohändler, Verkauf von Schiffen und Flugzeugen, Kunstgegenstände, Tankstellen, Industriemaschinen oder Minerale.

Für den Einzelhändler bedeutet der Zuschlag der Gleichwertigkeit die Zahlung einer etwas höheren Umsatzsteuer als normal im Gegenzug dafür, dass dieser keine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einreichen muss. Auf diese Weise zahlt er die Umsatzsteuer direkt an seinen Lieferanten und die Abwicklung der Umsatzsteuer wird deutlich vereinfacht, da keine Umsatzsteuerlisten geführt und keine Rechnungen aufbewahrt werden müssen.

Die auf die Umsatzsteuersätze von 4%, 10 % und 21 % aufzuschlagenden Steuersätze belaufen sich auf jeweils 0,5 %, 1,4 % und 5,2 %. Ein Händler, der ein Modegeschäft betreibt und von seinem Lieferanten eine Bestellung in Höhe von 3.000 Euro erwirbt, erhält somit eine Rechnung über 3.000 Euro + 21 % MwSt. + 5,4 % Zuschlag der Gleichwertigkeit = 3.792 Euro.

Der Großhändler muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und den Zuschlag der Gleichwertigkeit in seine Rechnungen aufnehmen, wobei dieser sich bei seinen Kunden versichern muss, ob diese unter die entsprechende Regelung dieses Zuschlags fallen oder nicht.

Die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer

Der An- und Verkauf von Waren und Dienstleistungen zwischen Firmen und Freiberuflern der Europäischen Union (EU) unterliegt einer Sonderbesteuerung der Umsatzsteuer, die Sie anwenden müssen, wenn Sie Import- oder Export mit anderen europäischen Ländern betreiben oder Ihre Kunden sich in anderen EU-Ländern befinden.

Hierfür müssen Sie sich zunächst in das Register der innergemeinschaftlichen Operatoren eintragen, welches Ihnen eine entsprechende Nummer zuweist, mittels welcher Sie sich als innergemeinschaftlicher Operator identifieren. Dies erfolgt durch Einreichung des Modells 036 sowohl für die Erstanmeldung als auch im Fall einer späteren Änderung der Daten. Danach muss regelmäßig und abhängig vom Volumen Ihres Umsatzes jedoch mindestens einmal im Jahr das informative Modell 349 präsentiert werden.

Die Rechnungen zwischen ordnungsgemäß identifizierten innergemeinschaftlichen Operatoren weisen keine Mehrwertsteuer auf, da die sogenannten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen von der Mehrwertsteuer befreit sind. Die Erbringung oder der Verkauf von Dienstleistungen oder innergemeinschaftliche Einkäufe weisen ebenfalls keine Mehrwertsteuer auf. Diese Fälle bedeuten für den Käufer die Verpflichtung zur Anwendung eines Mechanismus der Selbstdeklarierung, nach dem die Operation als höhere Vorsteuer und eingenommene Umsatzsteuer verbucht wird.

Anders ist es hingegen, wenn der Verkauf an Privatpersonen erfolgt, die Endverbraucher sind, da der Verkauf in diesem Fall im Ursprungsland besteuert wird, d. h. Sie müssen die entsprechende Mehrwertsteuer in Ihre Rechnungen aufnehmen.

Im Fall von Import und Export mit nicht EU-Ländern, müssen Sie die Umsatzsteuer beim Zoll zahlen, wenn Sie Waren importieren; während der Export von Waren von der Umsatzsteuer befreit ist.

Bei Import von Dienstleistungen kommt der Mechanismus der Selbstdeklarierung der Umsatzsteuer zur Anwendung und bei Export von Dienstleistungen – obgleich abhängig von der Tätigkeit – wird im allgemeinen keine Umsatzsteuer berechnet.

Sämtliche dieser Operationen müssen in den entsprechenden Kästchen des Modells 303 wiedergegeben werden.

Weitere durch den Autónomo einzureichende Steuererklärungen

• Die Deklarierung der Operationen mit dritten Personen: Es handelt sich um eine informative Erklärung, die somit zu keiner Zahlung führt, und die jeweils im Februar des Folgejahres per Internet mittels des Modells 347 präsentiert wird. Diese Erklärung ist obligatorisch, wenn Sie im Laufe des Vorjahres einen Kunden oder Lieferanten hatten, mit dem Sie Operationen zu einem Wert von mehr als 3.005,06 Euro durchgeführt haben (die Rechnungsbeträge des gesamten Jahres addiert). Dies gilt ebenfalls für Freiberufler, die Einbehaltungen auf ihren Rechnungen anwenden.
• Deklarierung von Einbehaltungen und Akontozahlungen: Diese Deklarationen müssen Sie einreichen, wenn Sie Angestellte beschäftigen, andere Autónomos unter Vertrag nehmen, die Ihnen Rechnungen mit Einbehaltung stellen oder Sie ein Lokal oder ein Büro angemietet haben, dessen Rechnung Einbehaltung aufweist.

In diesen Fällen müssen Sie vierteljährlich das Modell 111 bzw. das Modell 115 einreichen und den Betrag der Einbehaltungen, die auf den Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten, auf den Rechnungen der unter Vertrag genommenen Autónomos oder in der Rechnung des angemieteten Lokals ausgewiesen sind, an das Finanzamt abführen. Die Frist endet jeweils am 20. der Monate Januar, April, Juli und Oktober. Zudem muss jeweils im Januar die informative Jahreserklärung (Modell 180 oder 190) eingereicht werden.

Abzugsfähige Kosten bei der direkten Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage

Es ist sehr wichtig die Anforderungen zu kennen, die erfülllt werden müssen, damit einzelne Kosten als abzugsfähig eingestuft werden können. In erster Linie muss es sich um Kosten handeln, die klar der Ausübung der Tätigkeit zugeordnet werden können. Aus diesem Grund sind z. B. der Einkauf im Supermarkt, die Schule der Kinder oder eine private Reise keine abzugsfähigen Kosten.

Desweiteren müssen die Kosten anhand der entsprechenden Rechnung belegt und ordnungsgemäß im Rechnungsbuch verbucht werden.

Belege oder vereinfachte Rechnungen sind nicht abzugsfähig, da nicht feststellbar ist, wer diese Kosten getragen hat. Auch wenn es zunächst umständlich erscheint, sollten Sie sich daher angewöhnen in Restaurants, an Tankstellen, im Taxi und in Supermärkten Rechnungen zu verlangen, sofern Sie belegen können, dass die entsprechenden Ausgaben mit dem Geschäft in Verbindung stehen.

Tatsächlich handelt es sich bei der erstgenannten Anforderung um die speziellste, da der Autónomo für bestimmte Kosten nachweisen muss, dass diese seiner beruflichen Tätigkeit zuzuordnen sind und nicht etwa seinem Privatleben. Dies gilt z. B. für die eigene Wohnung / Haus, denn wenn die Tätigkeit dort ausgeübt wird, ist es erforderlich den Prozentsatz der Kosten zu bestimmen, der auf die Tätigkeit entfällt und jenen, der dem Privatleben zuzuordnen ist.

Fristen zur Einreichung der Umsatzsteuererklärungen

Die Fristen zur Einreichung der Umsatzsteuererklärungen und Abführung der zu zahlenden Beträge sind folgende:

• Vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen: Für die ersten drei Quartale zwischen dem 1. und dem 20. der Monate April, Juli und Oktober. Wenn die Erklärung per Internet eingereicht wird, endet die Frist jeweils am 15 der genannten Monate. Für das 4. Quartal zwischen dem 1. und dem 30. Januar des Folgejahres.
• Jährliche Umsatzsteuererklärung (Modell 390): Diese muss zusammen mit der Erklärung des letzten Quartals zwischen dem 1. und dem 30. Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Buchhalterische Verpflichtungen:

Als Autónomo müssen Sie eine Reihe von Büchern mit Information über sämtliche Ihrer Verkaufsrechnungen und -belege sowie Kostenrechnungen führen. Diese Bücher dienen zur Berechnung Ihrer Einkommen- und Umsatzsteuer und können im Fall einer Steuerprüfung vom Finanzamt angefordert werden.

Früher wurden diese Bücher im Papierformat geführt, heute ist es jedoch üblich diese über ein Computerprogramm /-format (z. B. Excel o. ä.) oder aber mittels eines professionellen Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammes, welches in der „Cloud-Software“ oder auf dem Computer installiert ist, zu führen.

In Zusammenhang mit der Einkommensteuer müssen folgende Registerbücher geführt werden:

• Registerbuch der Einnahmen.
• Registerbuch der Ausgaben.
• Registerbuch der Investitionsgüter.
• Registerbuch der Honorarvorschüsse und Auslagen.

In Zusammenhang mit der Umsatzsteuer müssen folgende Registerbücher geführt werden:

• Registerbuch der ausgestellten Rechnungen.
• Registerbuch der erhaltenen Rechnungen.

Hierbei handelt es sich in der Praxis um eine fortlaufende Liste von Rechnungen und Belegen.

Wenn Sie mehr als 600.000 Euro fakturieren, müssen Sie eine Buchhaltung gemäß Handelsgesetzbuch und Kontenplan führen.

Wir empfehlen die Beauftragung eines qualifizierten Steuerberaters mit langjähriger Berufserfahrung. Dieser führt alle Ihre Rechnungsbücher über dessen Buchhaltungsprogramm und entbindet Sie somit von dem lästigen bürokratischen Papierkrieg aus Steuererklärungen, Fristen und Zweifeln. Denn letztlich ist es entscheidend, dass Sie Ihre ganze Energie dem erfolgreichen Verlauf Ihres Geschäfts und dem Wachstum desselben widmen können.